Työajat, aikaero ja -vyöhykkeet. Kuinka hallita kalenteria aikavyöhykkeiden välillä matkustaessa?

Työskennellessä ulkomailla on otettava huomioon aikavyöhykkeet. Aikavyöhykkeillä ei ole niinkään merkitystä, jos työskentelet freelancerina tai olet yksityisyrittäjä. Töitä voi tehdä oman mielen mukaan mihin aikaan päivästä vain. Jos kuitenkin teet töitä täysipäiväisesti jonkun muun palkkalistoissa, on sinun huomioitava kotimaasi ja kohteesi aikaero. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä sitä ei ei aina ole. Seuraavassa vinkkejä kuinka voit käytännössä helpottaa kalenterin hallintaa eri aikavyöhykkeiden välillä.

Aikaero kohteen valinnassa

Kohteen valinta on ulkomaan vaihtoa tai diginomadointia suunnitellessa ensimmäisiä kysymyksiä joka tulee ratkaista. Tämä on erityisen tärkeää, jos työpäiväsi ovat täynnä tapaamisia ja viestintää.

Ota huomioon että:

• Länteen mennessä päivärytmisi tulee aikaistumaan. Työt herätään tekemään aikaisin ja vastaavasti päivä loppuu kotimaassa totuttua aiemmin.
• Itään suunnatessa päivärytmisi myöhästyy. Työt aloitetaan myöhemmin ja aamulla ei tarvitse herätä aikaisin palavereiden vuoksi. Toisaalta myös päivät päättyvät myöhemmin.

Euroopassa liikkuessa aikavyöhykkeiden vaikutukset ovat vielä maltillisia ja puhutaan maksimissaan kahden tunnin heitosta länteen Suomesta katsoen. Jos olet aamuvirkku ja aikaisin herääminen ei sinua häiritse, voi länsi olla lähtökohtaisesti oikea suunta sinulle. Mikäli harkiset lähtöä Jenkkeihin, kannattaa tämä miettiä tarkkaan. Käytännössä sinun ei ole järkevästi mahdollista tehdä työpäivää samaan aikaan EU:n kanssa, jos et tee töitäsi yöllä. Perinteinen 09-17 suomessa olisi Jenkkien itärannikolla 02-09. Täysi yövuoro. Jenkkeihin lähtö on toki mahdollista, mutta edellyttää työn joka ei ole aikariippuvainen varsinkaan muiden aikatauluista. Silloin voit tehdä työsi paikalliseen aikaan päivällä.

Jos taas lähdetään itään ja aasiaan (varsin suosittuihin kohteisiin kuten Thaimaa), puhutaan usein vähintään 5 tunnin heitosta. Tällöin päivärytmisi tulee väkisin kääntymään ja töiden teko ajoittuu paikallista aikaa iltaan. Aamulla voit herätä rauhassa, katsella nähtävyyksiä, urheilla, lounastaa, ottaa päiväunet ja käydä töiden kippuun iltapäivällä. Tästä ei vielä ole omaa kokemusta, mutta kuullostaa aika hyvältä – eikö?

Aikoihin sopeutuminen

Sopeutuminen kahteen eri aikaan vaatii hieman totuttelua. Itse suosittelen laittamaan kalenteriin näkyville sekä kotimaan että kohteen aikavyöhykkeet vierekkäin. Tämä helpottaa aikojen hahmoittamista ja kalenterin hallintaa.

Tapaamisia sopiessa on aina selkeintä on puhua kotimaan (eli asiakkaiden) ajoista. Näin vältytään turhilta sekaannuksilta, kun kenenkään ei tarvitse olettaa että mistä ajasta on puhe. Varmista myös kokouskutsuja tehdessäsi että kalenteriohjelma on oikealla aikavyöhykkeellä osallistujien kannalta. Mukavan lisähaasteen tietysti luo se, jos tapaamisessa on osallistujia useista eri aikavyöhykkeistä. Silloin kannattaa muuten jo kirjoittaa tapaamisen kuvaukseen minkä aikavyöhykkeen aikaa tarkoitetaan!

Viisasta toki on myös huomioida että tapaamisia ei sovittaisi liian aikaisin Suomen aikaan, jotta työajat pysyvät miellyttävinä. Aikaeroa Suomen ja Portugalin välillä on kaksi tuntia. Itselleni koen sopivan aikaisin heräämisen ja päivän aloittamisen viimeistään 7 aikoihin. Päivä etenee nopeasti ja töiden ollessa ohi on valoisan aikaa jäljellä vielä runsaasti. Vapaa-ajan voi käyttää kaupunkiin tutustumiseen ja harrastuksiin.

Kulttuurierot ja lomapäivät

Kohteessa ollessa sinun on myös sopeuduttava paikalliseen kulttuuriin. Etelä-Europaassa siestat ovat yleisiä ja esimerkiksi co-workin tilat, toimistot, kaupat ja kahvilat saattavat sulkea ovensa pariksi tunniksi (täällä 12:30-14:00) keskellä päivää. Jos tarkoituksesi on tehdä töitä muualta kuin asunnoltasi käsin, huomioi tämä pitkä lounas ja vältä tapaamisten sopimista sen ajaksi.

Päivärytmin eroavaisuuksien lisäksi on mahdollista että kohteessa on Suomesta eroavia juhlapyhiä ja vapaapäiviä. Varmista nämä erityisesti isojen pyhien (esim. pääsiäinen, joulu) yhteydessä. Voi olla että koko maa on yllättäen kiinni muutaman päivän ja tähän on varauduttava sekä työtilojen, ruokailun että vapaa-ajan vieton osalta. Paikalliset juhlapyhät ovat kuitenkin ennen kaikkea mahdollisuus! Tutki mitä perinteitä ja tapahtumia pyhien aikaan on tiedossa. Opit uutta, tutustut uusiin ruokalajeihin ja saatat löytää itsesti yllättäen pääsiäissaattuesta tai markkinahumusta!